Bertran Ruiz
CEO d’Airsaas, solution de PPM qui vous aide à gérer plus efficacement la gouvernance de vos programmes de transformation et vos projets transverses. Bertran est un entrepeneur passionné par la tech et les organisations. Membre de plusieurs think thank, il œuvre pour repenser les modèles d’organisation afin de rendre beaucoup plus efficace la diffusion des nouvelles technologies dans les entreprises françaises.
Le constat est clair : le DSI ne vit pas au même rythme que le reste de l’entreprise. Ce décalage contribue directement à son manque d’influence au sein du COMEX et à la brièveté de son mandat, qui en France n’excède souvent pas trois ans. Pourtant, si l’on remonte aux racines de cette instabilité, le quarter plan pourrait bien être une réponse pragmatique aux problématiques rencontrées.
Qu’est-ce qu’un quarter plan ? C’est un outil d’alignement et de communication piloté par le DSI et ses équipes. Chaque trimestre, il permet de faire le point sur les réalisations (features, projets, évolutions…) avec tous les responsables au-delà du seul COMEX ou CODIR. On évalue le taux de réalisation, on segmente, on remet en cause, et on priorise ce qui sera fait le trimestre suivant en fonction de la capacité globale de l’équipe.
Bien sûr, les objections sont légion : les projets validés en COMEX seraient trop complexes pour un découpage trimestriel, l’ajout de réunions serait contre-productif et les métiers ne seraient pas assez mûrs pour adopter cette méthode. Malgré ces critiques, nous croyons fermement que le quarter plan s’imposera comme le levier stratégique permettant au DSI de renforcer sa position et de valoriser son rôle auprès du top management.
Projets parasites et priorisation : les défis cachés du DSI
En entreprise, la priorisation est reine. Mais si c’était si simple, on le saurait, tout particulièrement pour les DSI. Tout DSI vous le confirmera : une année où l’on se concentre uniquement sur les projets validés par le COMEX, ça n’existe pas ! Les directeurs métiers débordent toujours d’idées pour de petits projets plus qu’urgents :
“On a besoin d’une petite fonctionnalité supplémentaire sur le CRM, c’est vraiment important, le commercial nous a dit que ce n’était pas compliqué à activer.” Ou encore : ”on vient de signer avec le client, on lui a promis qu’il aurait ses données en accès web d’ici 2 semaines, tu me fais ça ?”
Ces demandes ne peuvent évidemment pas être ignorées et c’est au DSI de les soutenir. Mais, accepter de mener tous ces projets simultanément est le meilleur moyen d’accumuler du retard sur les projets majeurs de l’année. Et le COMEX fera retomber la faute sur le DSI ! Car, bien que ces petits projets d’amélioration continue soient impactants pour les équipes, ils sont invisibles pour le COMEX (ou la direction). La DSI dilapide ainsi ses ressources sur des projets “fantômes” qui n’apparaissent jamais sur les radars du COMEX. Et, si le DSI ne s’en aperçoit pas, le résultat est alors une frustration grandissante des équipes IT noyées dans les urgences, et une déception palpable du top management.
Ne nous méprenons pas : ignorer les demandes métiers serait irresponsable. Le véritable défi est ailleurs : la DSI doit apprendre à challenger positivement les demandes entrantes pour garder l’essentiel “le MUST Have”, et ainsi éviter les gaspillages si fréquents. Elle doit aussi mettre en lumière les efforts déployés pour ces “petits” projets qui s’accumulent.
C’est ici que le quarter plan devient indispensable. En regroupant les demandes métiers chaque trimestre, l’allocation des efforts pour les trois mois à venir devient limpide. Cela permet de suivre les décisions, d’officialiser l’allocation de temps pour ces projets “fantômes” tout en rappelant les enjeux stratégiques et les “vrais” projets qui les soutiennent. Cela oblige également les demandeurs à mieux structurer leurs demandes (plus c’est concis, plus ça passe, et moins on gaspille).
Toutefois, attention à ne pas tomber dans le piège du sur-découpage ! Autrement, vous aurez vite fait de passer 10 fois 3 jours pour une série de petites bricoles qui, regroupées, auraient pris 10 jours, pas 30… Ne perdez jamais de vue les priorités !
En fin de compte, le quarter plan doit devenir un pilier stratégique central pour repositionner l’IT au cœur du jeu et valoriser la contribution essentielle de la DSI auprès du top management.
Reprendre le contrôle : réinventer la collaboration DSI-métiers avec le quarter plan
Être DSI, c’est apprendre à jongler avec les exigences permanentes des directions métiers. Si vous vous contentez de les écouter et d’acquiescer, tous leurs projets sont prioritaires et doivent être résolus immédiatement. Spoiler alert : dire oui à tout n’empêchera pas les demandes de s’accumuler. Vous connaissez sûrement le fameux “il me faut absolument les deux !“. Un refrain familier, souvent chanté en chœur par plusieurs directeurs métiers qui place le DSI dans une impasse : soit il passe son temps à justifier ses refus face aux demandes incessantes et récupère l’étiquette peu glorieuse de “monsieur non“, soit il cède, au risque de retarder les projets essentiels.
Mais, en prenant un peu de recul, on comprend que cette situation découle d’un désalignement flagrant entre le rythme des métiers et celui de la DSI. Leurs échéances ne sont pas du tout alignées. Alors forcément, les métiers n’ont aucune idée des contraintes temporelles de la tech et de l’ampleur des demandes qu’elle reçoit tout au long de l’année ! Comment réagir ? Il est crucial de créer un momentum commun pour regrouper les demandes métiers que la DSI s’engage à traiter : un quarter plan.
Ce momentum commun permet également d’instaurer des échanges réguliers où la DSI expose clairement ses capacités à faire et demande aux directeurs métiers de hiérarchiser leurs projets. La donne change : ce n’est plus à la DSI de se justifier, mais aux directeurs métiers de choisir parmi leurs différentes demandes ! L’objectif : s’accorder collectivement sur ce qui est réalisable pour le trimestre à venir.
Ainsi, la DSI reprend le contrôle et se concentre sur un nombre limité de projets tout en s’assurant que ses ressources ne sont pas surchargées. Une approche qui permet de cultiver une relation de confiance solide avec les directeurs métiers.
Quand la motivation s’érode face à la complexité
La DSI se trouve face à un défi majeur : la complexité croissante des projets peut engendrer une démotivation croissante des équipes. Lorsque les tâches semblent insurmontables et que les progrès se font attendre, l’engagement des membres de l’équipe s’effrite, entraînant frustration et baisse d’énergie.
Le quarter plan émerge comme une solution efficace pour contrer cette dynamique. Découpé en trimestres, il offre plusieurs avantages cruciaux. Il facilite la gestion des imprévus. Au lieu de traiter chaque problème urgent comme une priorité immédiate, on peut planifier les ajustements pour le trimestre suivant, réduisant ainsi les interruptions imprévues. Moins de retards se traduisent par un moral d’équipe beaucoup plus stable.
Ensuite, le suivi trimestriel et structuré de ses projets permet d’ajuster ses actions en cas de changement de cap. Dans un environnement en constante évolution, cette capacité d’ajustement est essentielle.
Le découpage trimestriel a aussi l’avantage d’imposer une définition claire des livrables et des objectifs. Sur une année, on ne peut pas tout prévoir. Sur trois mois : on vise beaucoup mieux et (presque) tout peut être planifié et les responsabilités réparties. Cette approche permet de mieux cibler les objectifs et de répartir les responsabilités de manière plus efficace. Les livrables sont plus clairs, la perception des avancées simplifiée, et donc les frustrations diminuées. Il est plus facile de maintenir son endurance et sa motivation lorsque l’on peut mesurer les progrès régulièrement.
En plus, ces rendez-vous réguliers sont l’occasion d’implémenter petit à petit la culture d’OKR trimestriels, afin d’aligner les équipes sur des objectifs précis. Lorsqu’ils sont bien définis et réalisables, les OKR renforcent la cohésion et maintiennent une focalisation continue sur les objectifs à court terme.
La méthode OKR (Objectives Key Results) permet de mettre les objectifs définis par l’entreprise au centre des équipes. Un OKR est un élément qui regroupe à la fois un objectif et les résultats permettant de mesurer si cet objectif a été atteint ou non (et si c’est le cas, dans quelle mesure).
En résumé, le quarter plan est bien plus qu’une simple méthodologie : c’est un levier crucial pour dynamiser la motivation des équipes et instaurer une culture collaborative saine et durable sur le long terme. Si la DSI ne réévalue pas son mode d’organisation face aux futurs défis, elle risque de s’épuiser face aux évolutions technologiques à venir, et de mettre en péril sa capacité à innover.
Passer de l’accélérateur projet à l’accélérateur organisationnel
Disons-le clairement, la plupart du temps, chaque chef de projet opère avec son propre calendrier et chaque équipe avance au rythme de ses projets spécifiques. Ce “momentum projet” a ses avantages, mais aussi des limites : il complique la synchronisation et fragmente la communication. Dans ce contexte, difficile de créer une dynamique collective pour atteindre des objectifs communs.
S’ils souhaitent dépasser ces obstacles, les DSI doivent provoquer un “shift” vers un “momentum organisation”, et le quarter plan est une opportunité intéressante pour y parvenir. En organisant des réunions régulières chaque trimestre, les équipes peuvent partager leurs progrès selon des jalons (orientés livrables) préétablis facilitant la collaboration et brisant les silos instaurés par le “momentum projet”, tout en laissant aux équipes l’indépendance nécessaire pour avancer efficacement.
Ce momentum trimestriel crée un espace pour discuter des défis rencontrés par chaque équipe. Il facilite les échanges d’expérience et la proposition de solutions, ce qui permet d’ajuster les stratégies pour les trimestres à venir. Chaque membre de l’équipe comprend mieux les objectifs collectifs et contribue activement à leur réalisation. Les efforts sont alignés, et la vision partagée.
Pour se réinventer, le DSI doit initier ce shift vers un momentum organisationnel. En le faisant, il devient un partenaire stratégique clé, intégré dans les décisions et initiatives de l’entreprise, et ne sera plus seulement sollicité en cas de besoin.
Faire entendre la DSI auprès du COMEX grâce à la stratégie trimestrielle
Si la DSI souhaite disposer de l’oreille attentive du COMEX, elle n’a pas d’autre choix que de se calquer sur le rythme trimestriel adopté par l’ensemble du COMEX. Résister à cette cadence ne fera qu’accentuer les incompréhensions et les doutes concernant l’avancement des projets de la part du top management.
Ce manque d’alignement mène souvent à une perception d’inefficacité de la DSI et à l’instabilité de la fonction. En France, la durée moyenne de mandat des DSI est de seulement trois ans, en grande partie à cause de ce décalage avec les attentes du COMEX. La solution paraît claire : adopter une gestion de projets trimestrielle et coller à la cadence du reste de l’entreprise.
Il est vrai que découper des projets complexes, comme un SIRH, en livrables trimestriels peut sembler difficile. Cependant, même si la réalisation complète d’un SIRH en petites étapes n’est pas réaliste, des déploiements par périmètre avec des échéances trimestrielles sont tout à fait faisables. Ce découpage permet de détecter et de résoudre les problèmes en temps réel, évitant ainsi des révisions majeures en fin de projet.
En plus, les retards et les mécontentements peuvent survenir une fois le projet SIRH terminé, et nécessiter des révisions majeures. Découper les projets en livrables trimestriels permet à l’inverse de détecter et de corriger les problèmes à temps.
En refusant cette synchronisation, la DSI risque de s’isoler et de perdre sa place centrale dans les discussions stratégiques. Pour rester alignée avec l’entreprise, la DSI doit adopter le calendrier trimestriel, garantir une communication efficace, et faire état de la valeur livrée.
S’aligner sur le rythme trimestriel est essentiel pour une communication efficace et une reconnaissance adéquate. Cela permet une meilleure compréhension avec le COMEX, un suivi rigoureux et pertinent des projets et un renforcement stratégique de la DSI. L’adoption de la gestion trimestrielle est un levier stratégique crucial pour optimiser l’efficacité organisationnelle et pérenniser le rôle de la DSI.
Le quarter plan : pilier pour une communication efficace de la DSI
Le quarter plan peut devenir un véritable pilier de communication pour la DSI. C’est l’occasion parfaite pour faire un bilan transverse, rassembler les équipes, et échanger en face-à-face plutôt que derrière un écran. C’est un événement physique où les malentendus sont dissipés, les décisions sont prises, et l’action est lancée sans retours incessants.
C’est aussi un moment stratégique pour capturer des moments, des photos de vos équipes qui collaborent et sur lesquelles vous pourrez communiquer. Mais surtout, à la fin, vous disposez d’un bilan et d’une roadmap claire. Un document concret qui parle à toutes les équipes. En fait, lorsqu’il est bien exécuté, le quarter plan, est le moment où la DSI prouve sa capacité à fédérer, à aligner et propulser les projets en avant. C’est le rendez-vous qui démontre le véritable potentiel de votre équipe et sa maîtrise de la coordination stratégique.
DSI et quarter plan, une stratégie gagnante
Lorsqu’on dissèque les difficultés que rencontrent quotidiennement les DSI, on découvre que le quarter plan apporte des réponses à leurs causes profondes. Cet outil, souvent sous-estimé, pourrait transformer la façon dont les DSI s’alignent avec l’ensemble de l’entreprise, unifient leurs équipes et renforcent leur crédibilité auprès du top management. Il est temps pour les DSI de saisir cette opportunité stratégique.
C’est en tout cas notre conviction. C’est pourquoi les équipes d’Airsaas et la communauté des Pros De La Transfo se sont spécialisées pour simplifier l’adoption du quarter plan dans les organisations de leurs clients et partenaires. Pour en savoir plus et découvrir comment le mettre en place efficacement, n’hésitez pas à nous contacter sur linkedin ou depuis notre site.
