Avec l’essor des événements en ligne, les webinars sont devenus un canal privilégié pour les entreprises cherchant à interagir avec leurs prospects et leurs clients. Pourtant, organiser un webinar requiert du temps et des ressources, de la promotion au suivi des participants après l’événement. Dans ce contexte, l’automatisation est une solution pour simplifier chaque étape et améliorer la performance globale des webinars.
Dans son livre blanc intitulé 10 automatisations pour booster vos webinars, Livestorm, Webmecanik et HubSpot explorent des moyens concrets de rendre chaque phase de vos événements web plus fluide et efficace grâce à l’automatisation. Voici leurs pistes pour comprendre comment ces outils peuvent transformer la gestion de vos webinars.
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Pourquoi automatiser les webinars ?
L’automatisation dans le cadre des webinars ne se limite pas à une simple réduction des tâches manuelles. En intégrant des workflows automatisés, les entreprises peuvent améliorer l’expérience des participants, suivre avec précision les données d’engagement et optimiser les efforts marketing. Certaines automatisations permettent, par exemple, de synchroniser directement les inscrits à un événement avec un CRM, ce qui facilite le suivi des inscriptions et des taux de participation.
Cette approche offre également une meilleure segmentation : chaque interaction (inscription, présence, visionnage de la rediffusion…) est enregistrée en temps réel. Les campagnes de nurturing peuvent ainsi être adaptées selon le degré d’intérêt manifesté par chaque contact. Ces automatisations aident donc à prioriser les leads et à personnaliser le suivi, tout en s’assurant que les équipes commerciales disposent d’informations pertinentes pour ajuster leur prospection.
Automatiser la promotion et l’inscription : un premier levier de performance
L’automatisation peut jouer un rôle clé dans la phase de promotion du webinar. Par exemple, l’intégration des événements LinkedIn au processus d’inscription est une méthode couramment utilisée pour accroître la visibilité. Les formulaires d’inscription LinkedIn peuvent être synchronisés avec l’événement et des rappels peuvent être automatiquement envoyés aux inscrits, garantissant une communication fluide sans intervention manuelle.
Un autre exemple de configuration automatisée inclut l’envoi d’invitations de calendrier personnalisées. En intégrant directement l’événement dans l’agenda des participants, cette automatisation réduit les risques d’oubli et facilite l’accès au webinar. Ce type d’actions de promotion automatisée ne demande qu’une configuration initiale, mais leurs bénéfices se poursuivent tout au long du cycle de vie de l’événement.
Maximiser l’engagement pendant l’événement grâce à l’automatisation
Le succès d’un webinar repose aussi sur la capacité à maintenir l’attention des participants tout au long de l’événement. L’envoi d’emails de rappel est une des méthodes les plus courantes. Planifier plusieurs rappels – par exemple une heure avant, puis cinq minutes avant le début – aide à réduire les absences de dernière minute. Cette automatisation, simple, mais efficace, garantit une meilleure assiduité sans nécessiter d’effort humain.
D’autres solutions incluent des options de redirection automatique à la fin du webinar. Une fois la session terminée, les participants peuvent être dirigés vers une page choisie par l’organisateur, qu’il s’agisse d’une démo produit, d’un témoignage client ou d’un essai gratuit. Cette transition automatisée permet aux entreprises d’encourager les participants à passer à l’étape suivante du parcours client.
Optimiser le suivi post-webinar pour prolonger l’engagement
Après le webinar, l’automatisation s’avère précieuse pour assurer un suivi structuré et personnalisé. L’envoi d’emails de remerciement, incluant le lien vers la rediffusion, peut être déclenché automatiquement pour tous les participants. Ces messages post-webinar offrent également l’occasion de partager des ressources supplémentaires, comme des présentations ou des articles, pour renforcer l’intérêt suscité lors de l’événement.
Certains professionnels choisissent par ailleurs d’intégrer les inscrits dans des campagnes d’emailing plus élaborées. En utilisant les outils adaptés, les contacts peuvent être répartis dans des séquences personnalisées, en fonction de leur niveau d’engagement lors du webinar (présence en direct, réponses aux sondages, questions posées, etc.). Ce suivi automatisé aide à maintenir le contact avec les prospects tout au long du parcours d’achat, tout en maximisant l’impact de chaque webinar.
L’automatisation offre donc une solution efficace pour alléger le processus d’organisation d’un webinar et maximiser son impact, du premier email de rappel jusqu’au suivi des rediffusions. Pour découvrir l’ensemble des automatisations et comprendre comment les appliquer – et avec quels outils – à chaque étape de votre prochain événement en ligne, vous pouvez télécharger gratuitement le livre blanc de Livestorm, Webmecanik et HubSpot en cliquant sur le lien ci-dessous.
