La gestion des notes de frais est un élément essentiel de comptabilité et de la finance d’entreprise. Elle permet une transparence et une régulation des dépenses professionnelles, à l’aide de documents justificatifs ayant pour but de rembourser les collaborateurs pour certains frais engagés dans le cadre de leur activité. Il convient néanmoins de connaître et d’appliquer certaines règles et bonnes pratiques afin que les notes de frais puissent être validées, que le processus soit manuel ou entièrement digitalisé.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document ou un formulaire rempli par un employé pour se faire rembourser des dépenses professionnelles avancées avec ses fonds personnels. Ce processus implique généralement de soumettre de justificatifs tels que des reçus ou des factures, accompagnés d’un formulaire détaillant chaque dépense. L’objectif est de fournir une trace écrite et vérifiable des dépenses afin que l’entreprise puisse les examiner et les rembourser le cas échéant. Les notes de frais doivent respecter la politique de dépenses de l’entreprise ainsi que la réglementation fiscale en vigueur, assurant ainsi que seules les dépenses légitimes et nécessaires soient couvertes.
Quels types de dépenses peuvent faire l’objet d’une note de frais ?
Les dépenses éligibles à une note de frais varient selon la politique de l’entreprise et la réglementation locale, mais elles peuvent inclure généralement :
- Les déplacements professionnels : cela concerne notamment les billets de train, d’avion, les frais de carburant, les péages, ou même le coût de location d’un véhicule.
- L’hébergement : il s’agit principalement des nuitées d’hôtel lors de déplacements professionnels.
- Les repas : les dépenses de repas lors des déplacements ou à l’occasion de réunions ou dîner d’affaires peuvent être remboursées.
- Les fournitures et le matériel professionnel : les remboursements peuvent inclure l’achat de matériel ou de fournitures nécessaires à l’exercice de la profession qui ne sont pas directement apportés par l’entreprise.
- Les frais de communication : les coûts liés aux communications professionnelles, telles que des abonnements mobiles ou l’accès à Internet lors de déplacements, peuvent figurer sur les notes de frais.
Dans tous les cas, il est important pour les employés de vérifier la politique interne de leur entreprise pour s’assurer que les dépenses qu’ils engagent respectent les critères d’éligibilité et le plafonnement décrétés en amont. Ces dépenses doivent, quoi qu’il arrive, avoir un caractère professionnel, être proportionnées et justifiées. Enfin, notons qu’un salarié peut demander le remboursement de ses frais professionnels jusqu’à trois ans après la dépense et ce, même s’il a quitté l’entreprise entre temps.
Comment réaliser une note de frais ?
Il n’existe pas de règles clairement arrêtées sur la forme que doit prendre une note de frais. Chaque entreprise peut mettre en place son propre modèle. Il peut s’agir d’un simple tableau Excel (de nombreux modèles sont disponibles en ligne), mais la plupart des structures utilisent désormais des logiciels permettant la digitalisation du processus et réduisant les actions chronophages grâce au scan de factures et à l’automatisation de leur analyse. Certains outils proposent également des modèles de notes de frais pour faciliter la tâche des employés qui ne bénéficient pas forcément d’un logiciel tout-en-un.
Les meilleurs outils pour les notes de frais
Pour être traitée et remboursée efficacement, une note de frais doit contenir plusieurs informations clés :
- La date de la dépense : cela permet de vérifier l’éligibilité de la dépense par rapport à la période d’activité concernée.
- Le montant : le coût exact de la dépense, idéalement accompagné de la devise si les dépenses ont eu lieu à l’étranger, avec indication de la TVA le cas échéant.
- La nature de la dépense : une description claire du motif de la dépense, indiquant comment elle se rapporte à l’activité professionnelle et, si nécessaire, à la mission.
- Les justificatifs : reçus, factures, billets, ou tout autre document pouvant attester de la dépense et de son montant, qui doivent être joints à la note.
- L’identité du demandeur : pour assurer le suivi et le remboursement correct, l’employé doit clairement identifier ses coordonnées et son poste.
En complément, certaines entreprises peuvent demander des informations supplémentaires, telles que le projet ou le client associé à la dépense, pour une meilleure allocation des coûts ou pour contrôler le bien-fondé d’une invitation.
