Dotée d’une valeur juridique, commerciale, fiscale et comptable, la facture détaille toutes les informations relatives à la vente d’un produit ou d’un service. Permettant d’obtenir une rémunération, elle doit répondre à un certain nombre de prérequis et d’obligations pour être conforme. Quelles sont les règles à respecter ? Et quelles mentions doivent obligatoirement figurer sur une facture ? Éléments de réponse.
À quoi sert une facture ?
La facture est un document à la fois commercial et comptable, qui prouve une transaction et permet d’être rémunéré. Concrètement, la facture recense toutes les informations relatives à l’achat d’un produit ou d’un service, telles que le prix, le nom et l’adresse du vendeur et de l’acheteur, la date d’échéance du règlement ou les éventuelles pénalités en cas de retard. Elle est généralement transmise au moment de l’acte d’achat, ou de la réalisation de la prestation, et doit être conservée par les parties prenantes.
En outre, comme le rappelle entreprendre.service-public.fr, le site officiel d’information administrative pour les entreprises, la facture a un rôle juridique, dans la mesure où elle prouve légalement la vente d’une prestation ou d’une marchandise et permet au vendeur “d’exiger le paiement d’une somme d’argent”, mais également commercial puisqu’elle détaille toutes les informations relatives à la vente. Au niveau fiscal, elle sert également à “l’établissement des comptes annuels” ainsi que “de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l’impôt”, complète le Gouvernement.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Une facture doit être rédigée en deux exemplaires, puis archivée et conservée pendant dix ans. Plusieurs mentions doivent y figurer pour qu’elle soit conforme :
- La date de la facture : il s’agit de la date à laquelle la facture a été émise. Celle-ci est généralement adressée après la prestation ou la vente.
- Le numéro de la facture : celui-ci doit être unique à chaque facture et établi de manière chronologique.
- La date de la vente ou de la prestation : il s’agit de la date à laquelle le produit a été vendu ou la prestation a été réalisée.
- L’identité du vendeur : la facture doit inclure le nom et prénom du vendeur, l’adresse de son siège social (et l’adresse de facturation si celle-ci est différente) ainsi que le numéro de SIREN ou SIRET. Elle comporte également “la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans)”, complète le Gouvernement.
- L’identité de l’acheteur : de la même manière, toutes les informations relatives au client doivent être mentionnées, comme sa dénomination sociale et son adresse (domicile, livraison et facturation si différente).
- Quantité, prix et TVA : chaque prestation ou produit vendu doit être décompté individuellement par le vendeur, et leur nature doit être précisée. En cas de vente de produit, le prix catalogue doit également figurer dans la facture. Tout comme une éventuelle réduction appliquée, ainsi que le taux de TVA.
- Délai de paiement et taux de pénalités : la date (ou le délai) de paiement, les pénalités en cas de retard et les conditions d’escomptes en cas de règlement anticipé doivent être impérativement intégrées à la facture.
- Montants HT et TTC : les sommes totales à payer, qu’elles soient hors taxe et toutes taxes comprises, doivent être mentionnées.
- Numéro d’identification à la TVA : l’ajout de cet identifiant attribué à toute entreprise assujettie à la TVA n’est obligatoire qu’en cas de facture supérieure à 150 €.
Selon les situations, plusieurs mentions particulières, qui sont listées à cette adresse, doivent figurer sur ce document comptable. En outre, une entreprise qui émet des factures comportant des informations erronées ou inexactes s’expose à des sanctions financières.
Bien qu’il soit possible de s’appuyer sur des modèles disponibles gratuitement en ligne – comme celui proposé par l’URSSAF pour les microentreprises -, de nombreux outils peuvent aussi vous aider à éditer, générer et transmettre des factures qui soient conformes aux normes en vigueur. Gratuites ou payantes, la plupart de ces solutions permettent également d’effectuer diverses activités comptables, comme l’envoi de relances ou la gestion de la trésorerie.
Une facture doit-elle être obligatoirement dématérialisée ?
À l’origine prévue pour janvier 2024, la généralisation de la facture électronique, qui s’applique déjà au secteur public, a finalement été reportée. À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises, qu’importe leur taille, auront l’obligation de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre des factures électroniques sera progressive : à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et dès le 1er septembre 2027 pour les PME et microentreprises.
Ainsi, toutes les opérations entre des entreprises domiciliées en France et assujetties à la TVA “devront transiter par une plateforme étatique, qui s’appelle le Portail Public de Facturation (PPF), avant d’être adressées à leur destinataire”, expliquait Alexis Renard, cofondateur de la plateforme de gestion financière Regate, à BDM. Une manière de prévenir la fraude, d’optimiser la collecte de la TVA et de déployer “un annuaire électronique, géré par l’État, au sein duquel les entreprises pourront tracer et récupérer leurs factures”.
À cette occasion, “de nouvelles mentions devront être ajoutées sur les factures émises”, rappelle le site officiel d’information administrative pour les entreprises, telles que le numéro SIREN, l’adresse de livraison (si différente de l’adresse du client) ou “le paiement de la TVA d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci”.
