L’adoption de workflows, que ce soit dans le cadre d’opérations de lead nurturing ou de campagnes d’emailing automatisées, est essentielle pour assurer un bon suivi des prospects et faire gagner un temps précieux aux équipes marketing et commerciales. Cependant, leur mise en place peut s’avérer un véritable casse-tête. En effet, le premier réflexe des professionnels est souvent de concevoir, dans un souci d’exhaustivité, des workflows complexes qui sont cependant longs et difficiles à mettre à jour.
Pour vous aider à créer des workflows efficaces et adaptés à vos besoins, Plezi a élaboré un guide concret, spécialement conçu pour les professionnels du B2B. Ce guide combine conseils pratiques et 9 exemples tirés de l’expérience de Plezi (email de bienvenue, prise de RDV, engagement post événement, réactivation de contacts, etc.).
Comment créer un workflow
Un workflow est une séquence d’opérations automatisées qui, en marketing, se déclenche suite à l’action d’un prospect. Il vise à optimiser le temps des collaborateurs en leur permettant d’automatiser des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, et de se concentrer sur leur cœur de métier. Les emails transactionnels, envoyés automatiquement à un prospect après une action de sa part, sont un exemple bien connu de workflow simple en marketing.
Selon Plezi, la cible, les objectifs et les étapes clés doivent être spécifiés avant la mise en place du workflow. Celui-ci se constituera alors de trois éléments centraux :
- Un bloc déclencheur : il s’agit de l’action du prospect qui activera le workflow.
- Des conditions : ces conditions dépendent de l’interaction des prospects avec les emails.
- Des actions : ce sont les principales étapes que vos prospects suivront une fois intégrés dans le workflow. Par exemple : l’envoi d’un email.
Les bonnes pratiques à mettre en place
Pour mettre en place des workflows efficaces, Plezi propose quatre conseils :
- Définir clairement l’objectif : chaque workflow doit avoir une raison d’être précise.
- Suivre les performances : “il n’est pas question de laisser tourner un scénario sans s’en inquiéter”, prévient Adeline, CMO de Plezi. Pour cela, il est recommandé de suivre régulièrement certains indicateurs clés de performance (KPI) tels que les taux d’ouverture, de clics, de conversion et de désinscription.
- Rester en phase avec le prospect : le contenu doit s’adapter à l’évolution des attentes de la cible, afin de suivre sa progression dans le processus.
- Limiter le nombre de workflows : bien que l’implémentation de workflows puisse améliorer la productivité, un nombre de workflows excessif peut s’avérer contre-productif. Selon les données recueillies par Plezi, le taux d’ouverture des emails baisse après l’intégration de plus de trois workflows, et le taux de clics diminue après plus de cinq.
Si vos contacts se retrouvent dans 5, 7 ou 10 workflows différents qui n’en finissent pas, tout le monde finira par s’y perdre – vos prospects, qui recevront trop de messages, mais aussi votre équipe. Privilégiez les courts scénarios, indique Plezi.
Prise de rendez-vous : un exemple pratique de workflow
Dans son guide, Plezi propose des exemples concrets de workflows à mettre en place. Si vous souhaitez renforcer l’engagement d’un utilisateur manifestant un intérêt pour vos produits ou services, par exemple en lui proposant une prise de contact ou une démo, Plezi recommande le workflow suivant :
- Déclencheur : le lead progresse dans son processus d’achat et devient un MQL (Marketing Qualified Lead, ou prospect chaud).
- Action : une heure après cette qualification, un email est envoyé au prospect pour solliciter un contact ou proposer une démo.
- Condition : si, une semaine après l’envoi de l’email, celui-ci n’a pas été ouvert,
- Action 2 : un second email est envoyé au prospect, avec un nouvel intitulé d’objet.
Ce processus intègre les trois éléments clés précédemment listés, tout en limitant le nombre d’étapes. Si le premier email est ouvert durant la semaine, le workflow s’arrête pour éviter de sursolliciter le prospect.
Que ce soit pour vous inspirer ou construire toute votre stratégie de lead nurturing, vous pouvez télécharger le guide ci-dessous. Découvrez aussi la Campagne intelligente de Plezi, fonctionnalité phare de l’éditeur, basée sur un puissant algorithme, permettant de créer automatiquement des workflows 100 % personnalisés, selon les intérêts et les besoins de vos prospects.
