Avec ses fonctionnalités intuitives et sa compatibilité multi-plateforme, Todoist est devenu un outil incontournable pour les personnes souhaitant optimiser leur temps et leur efficacité.
Créer des projets et des tâches dans Todoist
La première étape pour bien organiser votre journée avec Todoist est de créer des projets et des tâches pertinents. Les projets vous permettent de regrouper les tâches similaires ou liées à un objectif commun. Par exemple, vous pouvez créer un projet « Travail » pour toutes les tâches liées à votre emploi, ou un projet « Maison » pour les tâches domestiques.
Une fois vos projets créés, ajoutez des tâches spécifiques à chacun d’eux. Soyez précis et concis dans la description de vos tâches. Vous pouvez également attribuer des dates d’échéance, des priorités et des étiquettes pour mieux les organiser. N’oubliez pas de diviser les tâches complexes en sous-tâches plus petites et plus simples à gérer.
Illustration : Todoist.
Utiliser les fonctionnalités de planification de Todoist
Todoist offre de puissantes fonctionnalités de planification pour vous aider à organiser votre journée efficacement. Utilisez la vue « Aujourd’hui » pour voir toutes les tâches à accomplir dans la journée. Vous pouvez également utiliser la vue « 7 prochains jours » pour planifier votre semaine à venir.
Une autre fonctionnalité utile est la récurrence des tâches. Si vous avez des tâches répétitives, comme « Faire les courses » tous les lundis, vous pouvez les configurer pour qu’elles se répètent automatiquement à l’intervalle souhaité. Cela vous évite d’avoir à les recréer manuellement à chaque fois.
Prioriser les tâches importantes avec Todoist
Pour rester organisé et productif, il est crucial de prioriser les tâches importantes. Todoist vous permet d’attribuer des priorités à vos tâches, allant de P1 (la plus haute priorité) à P4 (la plus basse). Concentrez-vous d’abord sur les tâches P1 et P2 lorsque vous planifiez votre journée.
Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité « Étiquettes » pour catégoriser vos tâches en fonction de leur nature ou de leur contexte, comme « urgent », « personnel » ou « réunion ». Cela vous aide à filtrer rapidement les tâches pertinentes lorsque vous en avez besoin.
À gauche, pas de priorités. À droite, avec les priorités, vous voyez quelles tâches accomplir d’abord. Image : Todoist.
Collaborer avec Todoist pour une meilleure organisation d’équipe
Todoist ne se limite pas à l’organisation personnelle, vous pouvez aussi l’utiliser pour la collaboration en équipe. Vous pouvez par exemple partager des projets avec vos collègues, amis ou membres de votre famille, et attribuer des tâches spécifiques à chaque personne. Cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que les responsabilités sont clairement définies.
La fonctionnalité de commentaires vous permet également de communiquer et de discuter des tâches directement dans Todoist, ce qui facilite le suivi des progrès et la résolution des problèmes. Comme sur les réseaux sociaux, vous pouvez utiliser les mentions « @ » pour attirer l’attention d’un membre de l’équipe sur une tâche particulière.
Image : Todoist.
Intégrer Todoist à votre écosystème
Pour une organisation optimale, il est important d’intégrer Todoist à votre écosystème numérique existant. Todoist propose des intégrations avec de nombreuses applications populaires, telles que Google Calendar, Slack, Zapier et IFTTT. Cela vous permet de synchroniser vos tâches avec d’autres outils que vous utilisez quotidiennement.
Par exemple, vous pouvez configurer Todoist pour qu’il ajoute automatiquement les événements de votre agenda Google Calendar en tant que tâches, ou pour qu’il vous envoie des notifications Slack lorsqu’une tâche est due ou terminée. Ces intégrations rationalisent votre flux de travail et vous aident à rester organisé sans effort.
Développer de bonnes habitudes avec Todoist
Enfin, utiliser Todoist régulièrement peut vous aider à développer de bonnes habitudes d’organisation et de productivité. Prenez l’habitude de consulter votre liste de tâches chaque matin et de planifier votre journée en conséquence. Tout au long de la journée, marquez les tâches terminées pour suivre vos progrès et maintenir votre motivation.
N’oubliez pas de revoir régulièrement vos projets et vos tâches pour vous assurer qu’ils sont à jour et pertinents. Supprimez les tâches obsolètes et ajustez les priorités si nécessaire. En faisant de Todoist une partie intégrante de votre routine quotidienne, vous constaterez une amélioration significative de votre organisation et de votre productivité.
En utilisant Todoist de manière stratégique, vous pouvez optimiser votre temps, rester organisé et atteindre vos objectifs plus efficacement. Que vous l’utilisiez pour la gestion personnelle des tâches ou pour la collaboration en équipe, Todoist offre un large éventail de fonctionnalités pour rationaliser votre flux de travail et vous maintenir sur la bonne voie.
